Office assistant Port Operations

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Office Assistant Port Operations!

Vanuit jouw rol als Office Assistant Port Operations ben je het centrale aanspreekpunt voor jouw collega's binnen Port Operations en sta je in voor de administratieve ondersteuning en opvolging voor heel wat uiteenlopende vragen. Met jouw proactieve houding en oog voor detail draag je bij aan een efficiënte werking van het team.

Een deel van jouw werkzaamheden zijn:

Administratieve ondersteuning

• Je fungeert als aanspreekpunt voor de collega's binnen de afdeling Port Operations (havenkapitein, POCC, …) en staat in voor de administratieve opvolging en ondersteuning bij diverse vragen
• Je staat in voor het tijdig en adequaat aanvragen alsook verwerken van belangrijke documenten, o.a. havenkaarten/legitimatiebewijzen, certificaten, etc.
• Je zorgt voor de nodige financiële administratie, je maakt bestelbonnen op en verwerkt aanvragen rond facturatie in het ERP-systeem
• Je zorgt voor de nodige informatie- en kennisborging alsook voor het correct archiveren van alle nodige documenten

Operationele ondersteuning

• Je coördineert het administratieve proces in functie van ligplaatsen voor passagiersschepen en cruiseschepen (toelating- en reserveringsaanvragen behandelen, contacteren van rederijen, facturatie opvolgen)
• Je voorziet in de nodige communicatie en opvolging bij incidenten of overtredingen

Plannen & organiseren

• Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van meetings/vergaderingen met interne en externe stakeholders, zowel op inhoudelijk (agenda voorbereiden, documenten opvragen, notuleren en verslaggeving) als praktisch vlak (vergaderzaal boeken, catering voorzien)
• In overleg met de collega's ondersteun je op vlak van hun agendabeheer

Overige administratieve ondersteuning

Welkom bij North Sea Port, de meest veelzijdige haven van Europa. Een haven die altijd in beweging is. We dragen actief bij aan de groei en ontwikkeling van onze regio, en de veiligheid binnen ons havengebied - en we doen dat met de blik vooruit. Hoe we dat doen? Door grenzen te verleggen.

• Je beschikt over een bachelor in een office management richting
• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rol
• Affiniteit met het maritieme landschap is een meerwaarde maar geen must
• Je bent vertrouwd met Office 365 en andere digitale tools
• Vanuit een klantgerichte houding streef je kwalitatief werk na en weet je de juiste prioriteiten te bepalen
• Je bent zeer nauwkeurig en zorgt ervoor dat taken tijdig worden verwerkt
• Je bent communicatief sterk en je weet je - zowel mondeling als schriftelijk - vlot uit te drukken in het Nederlands en het Engels
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband samenwerken met in- en externe stakeholders
• Je bent flexibel in jouw werkaanpak en weet adequaat om te gaan met veranderende omstandigheden

• Een marktconform en aantrekkelijk salarispakket, passend bij je opleiding en ervaring.
• Het betreft een fulltime functie.
• Je werkt hoofdzakelijk vanuit Gent maar bent bereid om ook te werken op de andere mooie locaties van North Sea Port.